数电票PDF格式入账行不行？备注栏填写不全怎么办？统一回复

数电发票已经在全国范围内受票试点，然而还是有很多小伙伴搞不清楚到底应该保存哪种格式入账？今天，小就带大家一起交流数电发票有哪几种格式？就目前政策来看，数电发票共有3种格式：OFD、PDF、XML。一、PDFPDF文件是我们*常收到的格式。事实上，PDF是给纳税人员的预览，纳税人可以打印PDF文件，以纸质打印件作为报销入账的凭证，但是，PDF并不是源文件！并且，PDF不支持对发票监章和电子签名有效性的查验。二、OFDOFD是报销入账归档的电子凭证，并且，其样式跟PDF没有区别。而两者*大的区别在于，OFD能在“增值税电子发票板式文件阅读器”中查验发票监制章和电子签名的有效性。电子发票板式文件阅读器三、XMLXML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代码，记录发票的全部元数据，其样式 如下： 福利来袭！！！《添加老师微信》为您随时答疑解惑⬇⬇⬇三种样式如何选择？5月17日，财政部会计司公布了电子凭证会计数据标准的通知，其中，明确了数电票报销归档的保存方式：通知重点：接收方取得数电票报销入账归档的，第*，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。给大家总结如下：1、接收方接收完数电票后，无需打印，直接以XML文件进行报销入账归档即可。2、接收方如果确实需要打印数电票的，除了要保存纸质版发票外，还要保存XML格式电子文件。因此，财务人员注意了：数电票接收以后，无论打不打印，都要保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件！最后，给大家总结一下三种样式的功能：除了数电票以外，财政部还发布了其余发票（如铁路电子客票等）的电子凭证的数据标准，大家可通过财政部官网下载。建议财务人打印出来，随时学习！如何获取XML格式电子文件？一、数电票非开票试点地区纳税人使用各地“增值税发票综合服务平台”，进入“税务数字账户模块”，通过筛选，可以查询接收通过电子发票服务平台开具的发票。此外，也可取得销售方以电子邮件、二维码等方式交付的全电发票。进入后，选择含有数字签名的XML格式的数电票即可。二、数电票开票试点地区纳税人使用各地“电子税务局”，进入“我要办税——税务数字账户模块”通过筛选，可以查询接收通过电子发票服务平台开具的发票。下面财叔以深圳市为例，提供具体的操作流程（各个地区的具体操作方式可能有差异，具体以当地的要求操作为准）。此外，也可取得销售方以电子邮件、二维码等方式交付的全电发票。进入后，选择含有数字签名的XML格式的数电票导出即可。下载以后到批量导入导出进度查询，查询进度，处理完成后，下载即可。下载以后是一个压缩文件，保存这个压缩文件即可。可以根据实际管理需要按月进行保存。数电票如何进行正确的报销、入账和归档为了方便理解，给大家准备了一张流程图：具体流程讲解：1.电子发票、电子凭证的获取和存储：企业通过邮箱下载、税务局网站下载等渠道获取数电票数字签名的XML数据文件。2.票据存储：将获取的数电票存储至发票池。对于无报账系统（如报销系统或发票池）支撑文件获取和存储的企事业单位，建议由员工手工下载至本地存储。3.文件验签、发票验真：在进行报销入账之前，企业需对接收的带数字签名的XML格式的数电票遵从现有的税收征管要求进行发票查验，以保证发票的真实性。只有查验成功的发票才可报销入账，企业记录发票的验真、验签信息。4.解析XML文档：自行或调用财政部提供的免费电子凭证工具包解析接收的XML文件，并存入发票池。5.根据数电票是否是增值税专票，如果是专票则进行5.1和5.2处理。5.1.发票抵扣：数电票关联的业务入账后，依据税务总局的要求进行抵扣处理，抵扣确认后保存到发票池，记录发票的抵扣信息。5.2.进项转出：发票进行抵扣后，企业根据发票用途的转变，进行进项转出处理，并将发票转出信息记录到发票池。6.资金支付：对于需要付款类业务，可以由资金系统进行业务处理审批后完成资金支付。信息化较好的企业单位按《数电票标准》的要求根据银行回单回写电子凭证支付状态位信息。7.会计记账：核算系统根据报销业务信息、数电票的电子凭证信息，同时按照《数电票标准》要求回写电子凭证状态位信息。8.归档准备：企业可设定归档前的文件生成准备时机，自行或借助财政部的免费工具包生成电子凭证-入账信息结构化数据文件。并将记账凭证、报销单、数电票含有数字签名的XML格式电子文件、电子凭证入账信息结构化数据文件等文件打包形成电子会计凭证文件。9.会计资料归档：单位需按照财政部的监管要求，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财政部 档案局令第79号）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的相关要求，参考《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）和《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》（DA/T 95—2022），将上述电子会计凭证文件进行归档，以备财政部相关监管部门查验。附：数电票收集、整理、归档（在线版及线下版）流程数电票收集、整理、归档（在线版）第一步，电子会计凭证收集会计核算系统、业务系统汇总整理属于归档范围的电子会计凭证（如记账凭证、含数电票的原始凭证）及其元数据，并通过归档接口传输至电子会计档案管理信息系统。第二步，电子会计凭证整理收集完成后，应及时对电子会计凭证进行分类、组件、组卷、编号等整理操作。分类：推荐采用会计资料形式-会计年度-保管期限分类法，并划定“门类号”为会计类（KU）、“形式”为凭证（PZ）、保管期限为30年；组件：按记账凭证号进行组件，以电子记账凭证为主件，电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证等组成一件；件内按电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证的顺序排列；组卷：按适当的时间周期对已组件的电子会计凭证进行组卷，卷内按记账凭证号先后顺序排列；案卷按卷号先后顺序排列。实行凭证分类管理的单位，可按类型结合时间进行组卷，一般同类型的电子会计凭证组成一卷；编号：推荐采用全宗号-门类号（KU）-形式（PZ）-年度-案卷号-件号（卷内序号）的结构编制档号，案卷号和件号可由4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用0补足。第三步，电子会计凭证归档经整理的电子会计凭证在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。注意：电子会计凭证档案应同时实施在线和离线存储。数电票收集、整理、归档（线下版）采用线下方式报销入账的单位，记账凭证、原始凭证及数电票的打印件等一般采用纸质方式收集、整理、归档，数电票应按以下方法进行收集、整理、归档：第一步，建立文件夹根据纸质载体会计凭证卷（册）情况，在磁盘、U盘等存储载体上建立相应文件夹。一般一个月为一卷（册）建立一个文件夹；第二步，拷贝数电票将数电票按其关联的记账凭证所属卷（册）拷贝至相应文件夹；第三步，填写相关信息将相应纸质载体会计凭证的档号、保管期限等信息填入报销入账过程中形成的电子发票台账中；第四步，编写说明文件将数电票的会计期间、数量、移交人、其他需要说明的情况（如非通用格式文件说明）等编制成TXT文件；例如：2020年1-12月数电票，共555件，张三移交，并按照以下所示结构图存储于数电票文件夹中。第五步，移交档案将电子会计档案登记表及其纸质文件、数电票、说明文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案人员。数电票目前基本已经实现全国试点。数电票的备注栏要怎么填？什么时候填？不填行不行？数电发票备注栏如何填？数电发票可直接通过“电子税务局”开具，其中，有5项特定业务，其相应的“备注信息”为必填项（不填开不了票），包括：建筑服务、货物运输服务、不动产销售、不动产经营租赁服务、旅客运输服务。1、建筑服务建筑服务备注栏必填内容包括【建筑服务发生地】【建筑项目名称】【跨地（市）标志】。2、货物运输服务货物运输服务备注栏必填内容包括【运输工具种类】【运输工具牌号】【起运地】【到达地】【运输货物名称】。（仅供参考）3、不动产销售不动产销售备注栏必填内容包括【不动产地址】【面积单位】【跨地（市）标志】。4、不动产经营租赁服务不动产经营租赁服务备注栏必填内容包括【不动产地址】【租赁期起止】【跨地（市）标志】【产权证书/不动产权证号】【面积单位】。（仅供参考）5、旅游运输服务旅客运输服务没有必填信息，纳税人根据自己的需求填报出发地、到达地、交通工具等信息。开户行和账号如何备注？数电票对备注栏信息没有具体规定（除另有规定情形外），但可以根据客户需要，通过以下方式进行备注：1、开具发票时直接选择展示在录入购买方信息时候，右边有个是否展示，我们勾选上就行了。最终发票开出来，银行信息就会体现在备注栏。2、直接在备注栏备注3、通过业务场景设置固定模板传统纸质/电子发票备注栏如何填？对于暂时还未进行数电票开票试点的地区来说，目前仍使用传统纸质发票或电子发票，为大家整理了这两类发票备注栏的填写方式。一、货物运输服务备注栏中需要填写起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息。如果信息比较多，可以添加运输清单：二、建筑服务应在发票的备注栏注明建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称。 三、销售、出租不动产应在发票备注栏注明不动产的详细地址。 四、销售预付卡销售方与售卡方不是同一个纳税人的，销售方在收到售卡方结算的销售款时，应向售卡方开具增值税普通发票，并在备注栏注明“收到预付卡结算款”，且不得开具增值税专用发票。 五、保险代收车船税发票应在发票备注栏注明保险单号、税款所属期（详细至月）、代收车船税金额、滞纳金金额、金额合计等。六、差额征税开票发票备注栏自动打印“差额征税”字样。七、互联网物流平台企业代开货物运输发票应注明会员的纳税人名称和统一社会信用代码（或税务登记证号码或组织机构代码）。 八、生产企业委托综服企业代办出口退税应注明“代办退税专用”。 数电票开票&入账20问1.蓝字发票开具时，填写项目名称后为什么无法带出税率？蓝字发票开具时，直接填写项目名称不会带出税率，需在输入关键字后在下拉框提供的选项中选择您需要的项目名称，或者选择已经提前维护好的项目时才会正常带出税率。若要新增项目信息，请到【我要办税】—【开票业务】—【开票信息维护】—【项目信息维护】模块。2.数电发票有几种格式？就目前政策来看，数电发票共有3种格式：OFD、PDF、XML。格式打印归档PDF√×OFD√√(非必须)XML×对(必须)3.我在开具数字化电子发票时填写了备注，但开具成功后下载发票，发现备注栏显示不齐，出现了省略号，这个怎么解决?备注区域不支持扩容展示，因此对于备注区域展示内容有两个限制：一是总内容（包括特定要素的内容，基础信息备注，附加要素信息）超过一定长度（中文算三个字符，数字和英文算一个，中文越多就越短，整体不超过630个字符）会截取并以“……”显示；二是附加要素录入单条信息超过一定长度（附加要素单条总字符长度115左右）也会截取并以“……”显示。建议您核实发票备注是否存在总内容或单条附加要素超过一定长度的情况，可分多条附加要素录入或者作为发票基础备注录入。4.数电票开具错误，可以作废吗？不可以。全面数字化的电子发票开具后不能作废，纳税人开具蓝字发票后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，或者因销货方部分退回及发生销售折让的，无论当月或者跨月均需按规定开具红字数字化电子发票。5.能否申请由税务机关为我代开数电票？不可以。目前，税务机关暂不为纳税人代开数电票。6.试点纳税人通过电子发票服务平台开具的纸质专票和纸质普票与增值税发票管理系统开具纸质专票和纸质普票有何区别？试点纳税人通过电子发票服务平台开具的纸质专票和纸质普票，其法律效力、基本用途与现有纸质专票、纸质普票相同。电子发票服务平台开具的纸质专票、纸质普票与现行纸质专票、纸质普票相比，区别在于电子发票服务平台开具纸质专票、纸质普票后，纸质专票、纸质普票密码区不再展示发票密文，密码区将展示电子发票服务平台赋予的20位发票号码以及全国增值税发票查验平台网址。7.电子发票服务平台提供哪几种发票开具模式？电子发票服务平台对发票的开具提供页面输入和扫描二维码两种模式。试点纳税人选择页面输入模式进行开票，即进入页面输入内容完成发票开具；试点纳税人选择扫描二维码模式进行开票，可通过扫描二维码的方式完成发票相关信息预采集。8.试点纳税人销售商品开具数电票，如果商品种类较多是否需要开具销货清单？数电票的载体为电子文件，无*大开票行数限制，交易项目明细能够在数电票中全部展示，无需开具销货清单。9.试点纳税人通过电子发票服务平台开具发票时，是否每次都需要手动录入发票的全部票面信息？试点纳税人可以通过电子发票服务平台的【基础信息维护】模块来维护项目以及客户的基础信息。完成维护后即可在开具发票时直接选择对应的项目完成发票信息预填，无需手动录入。10.试点纳税人通过电子发票服务平台开票时，备注信息如何填写？发票备注信息是指纳税人根据所属行业特点和生产经营需要，自行额外增加的发票信息。发票备注信息项目可以在电子发票服务平台中“信息维护”模块预设的相应“场景模板”添加或开票时直接选择“附加项目”单个添加编辑，添加相应的“场景模板”；也可以直接在备注信息输入框中填写。11.试点纳税人哪种情况下可以申请开通临时开具原适用税率全面数字化的电子发票权限？试点纳税人属于以下四种情形，可以向税务机关申请临时开具原适用税率数电票权限。(1)一般纳税人在税率调整前开具的发票有误需要重新开具，且已按照原适用税率开具了红字发票，现重新开具正确的蓝字发票。(2)一般纳税人在税率调整前发生增值税应税销售行为，且已申报缴纳税款但未开具增值税发票，现需要补开原适用税率增值税发票。(3)转登记纳税人在一般纳税人期间开具的适用原税率发票有误需要重新开具，且已按照原适用税率开具了红字发票，现重新开具正确的蓝字发票。(4)转登记纳税人在一般纳税人期间发生增值税应税销售行为，且已申报缴纳税款但未开具增值税发票，现需要补开原适用税率增值税发票。12.试点纳税人如何在电子发票服务平台开具原税率发票？试点纳税人需要开具17%、16%、11%、10%等税率发票的，可通过电子发票服务平台向主管税务机关提交《开具原适用税率发票承诺书》，办理临时开票权限。临时开票权限有效期限为24小时。试点纳税人应在获取临时开票权限的规定期限内通过电子发票服务平台开具原适用税率发票。13.试点纳税人想要对大量不同购买方开票需求批量开票，如何处理？在【蓝字发票开具】二级首页【批量开具】进行批量开票需求。步骤如下：(1)下载模板。电子发票服务平台提供通用发票要素信息导入模板和特殊标签发票要素信息导入模板；若纳税人根据税务局接口规范格式改造自身软件的，可使用其自身软件生成导入模板，该模板可由电子发票服务平台识别、导入。(2)上传文件。开票方下载后根据模板要求将所需开具的发票补充完整，确认无误后，选择需要上传模板类型（电子发票服务平台通用模板和特殊模板，或纳税人自身软件模板），导入已制作完成的模板。(3)确认开票。批量导入完成后，系统逐行展示已上传的待开票数据，双击可生成单张发票开具界面。开票方确认后可批量开具所选的发票。14.试点纳税人在开票过程中，若提示不得继续开票，应如何处理？电子发票服务平台针对存在发票开具“红色”预警情形的试点纳税人、开具发票过程中存在内容校验不通过、授信额度为零等情形会阻断开票，试点纳税人需根据提示进行相应操作。如红色预警需联系主管税务局进行处理，内容校验不通过需更改发票开具内容，授信额度为零可以申请额度调整等。15.数电票报销入账，是否需要打印？财政部会计司公布的电子凭证会计数据标准的通知，明确数电票报销归档的保存方式：接收方取得数电票报销入账归档的：第*，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。因此，数电票接收以后，无论打不打印，都要保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件！16.数电票如何避免重复入账的问题？(1)利用“下载次数”数字化电子发票自带一种可以查重的小标记，我们在下载数字化电子发票的时候，发票右边会显示一个下载次数，起到了一定的提示辅助作用。一般来说，如果报销时发现下载次数是大于1的，就可以重点关注一下这张发票是否存在重复入账的问题。(2)建立发票明细备查簿17.哪些发票可以使用发票入账标识服务进行标识？2017年1月1日之后开具的发票，且不属于以下情形的，可以使用【发票入账标识】功能进行标识：(1)异常增值税扣税凭证；(2)已作废的发票；(3)之前入账的发票；(4)其他。18.数电票，必须要“发票勾选入账”吗？“发票勾选入账”功能与正常的财务入账无关，并不是一定要使用的功能。即使未进行“入账确认”标识，也不影响公司报销入账，更不会影响企业所得税的税前扣除。19.我公司收到一张数字化电子发票迟迟没有入账，想在入账前确认发票是否已被红冲，请问如何查询？电子发票服务平台为试点纳税人提供发票入账标识服务。试点纳税人使用该功能时，系统将同步为发票赋予入账状态字样，供财务人员及时查验。如果发票被红冲了，受票方就无法勾选入账，系统也会显示发票的状态。如果已经先进行过勾选入账，之后发票被销售方红冲了，系统也会将勾选入账的信息置灰，并显示发票状态已被红冲。而且对于数字化电子发票，购买方如果已经做了入账确认，那么销售方想要开红字，需要在提交申请后经过购买方的确认才能开具，这就有效防止了恶意红冲的出现。20.我公司是非试点纳税人，收到一张数电票，自行打印后纸质打印件上没有加盖销售方的发票专用章，是否可以作为税收凭证？可以。数电票其法律效力、基本用途等与纸质发票一致。纳税人以电子发票的纸质打印件作为税收凭证的，无需要求销售方在纸质打印件上加盖发票专用章，但必须同时保存打印该纸质件的数电票电子文件。©内容仅供读者学习、交流之目的版权归原作者所有，由于部分文章无法鉴别有真实法定的原创者，如对版权有异议，请及时在后台与我们联系，我们将第一时间做出处理。本文来源：朴税学苑。