出口企业注意：电子购销合同能当备案单证吗？税务新规明确了

2025年11月05日更新

出口企业做退税，合同备案是绕不开的环节。现在外贸越来越数字化，好多企业都开始用电子合同跟外商签单，但财务们总犯嘀咕——电子合同能当备案单证不？会不会不符合税务规矩？其实税务总局早给了准话——电子购销合同完全能当备案单证，别再抱着“纸质才合规”的老想法纠结了。2022年税...

出口企业做退税，合同备案是绕不开的环节。现在外贸越来越数字化，好多企业都开始用电子合同跟外商签单，但财务们总犯嘀咕——电子合同能当备案单证不？会不会不符合税务规矩？其实税务总局早给了准话——电子购销合同完全能当备案单证，别再抱着“纸质才合规”的老想法纠结了。

2022年税务总局发的9号公告第二条说得很清楚：出口退税备案单证，企业可以选纸质、影像或者数字化方式留着。电子合同本来就是数字化形式的一种，自然是合法的备案载体。只要电子合同里有交易双方信息、商品明细、金额、交付条款这些核心内容，效力就和纸质合同一样，不用特意转成纸质留着——当然你要是自己想存纸质也没问题。

但实际操作里得注意俩细节，不然可能过不了税务查验。

首先，电子合同得“能查得回头、能验得真假”。得有明确的签署主体——比如双方企业的电子签章、法定代表人或者授权人的电子签名，交易信息得全，还得能从合法的电子合同平台调出原始数据。别用那种只发邮件的Word文档当电子合同，这种文件容易改，税务查验时说不定会说“没法验证真假”。*好选有电子签名认证资质的平台签合同，这样才合法，也能查得到来源。

其次，税务要是要求把电子合同转成纸质版查验，得注意两点：一是纸质版上盖企业公章，二是经办人签字，注明“这玩意儿和原电子合同数据一样”。做完这俩步骤，纸质版就能当查验依据，不会耽误退税。

再说了，电子合同备案比纸质的好在哪儿？有仨明显好处：一是省成本——不用打印、邮寄、存纸质合同，尤其是出口多的企业，一年能省不少纸张、快递和仓储费；二是快——签完电子合同能直接上传到退税备案系统，不会因为合同寄得慢耽误退税；三是安全——纸质合同容易丢、容易坏，电子合同存在云端，数据安全，税务要查验也能快速调出来。

要是想更省事，试试小图退税软件，功能刚好贴数字化备案的需求。

它能直接上传电子合同，一键关联退税申报数据，不用人工录入，减少错漏；还能按税务要求把电子合同、报关单、发票这些备案单证分类存好，随时能调出来查；税务查验时，一键就能生成纸质版合同预览，省得人工整理；更方便的是能实时提醒政策更新，比如备案单证要求变了，不会因为不懂政策踩坑。

对出口企业来说，电子合同备案不光是合规的事儿，更是数字化转型下的效率升级。吃透官方政策，再用点实用工具，合同备案就能从“麻烦事儿”变成“省成本的招儿”，让外贸业务跑得更顺。